Tuntikirjaus, jota itse kaipasimme

Kun pyöritimme omaa konsultointibisnestämme, totesimme nopeasti että, tuntikirjaus ei ole vain tuntien merkkaamista, vaan koko toiminnan perusta. Koska laskutimme pääosin tunneista, kirjausten piti olla kunnossa, jotta niistä maksetaan.

Aluksi käytimme Google Sheetsejä (ei mikään ratkaisu). Se toimi alussa muutamalla henkilöllä ja muutamalla projektilla. Kun toimintamme kasvoi, se meni todella vaikeaksi: miten tunnit kirjataan selkeästi eri projekteille? Useimmat työkalut olivat meille joko liian raskaita tai liian yksinkertaisia. Emme tarvinneet ERP:iä, vaan yksinkertaisen sovelluksen, jolla tunnit kirjataan, saadaan niistä helposti asiakaslaskut ja jonka avulla omat alihannkijamme pystyvät lähettämään laskunsa.

Halusimme myös tehdä laskut nopeasti ilman ylimääräistä säätöä. Käytimme Procountoria laskujen lähettämiseen, mutta joka kuukausi piti ensin kerätä tunnit, tarkistaa hinnat ja syöttää tiedot käsin. Se vei aikaa ja lisäsi virheiden riskiä. Emme löytäneet työkalua, joka vastaisi kaikkiin tarpeisiimme. Siksi päätimme rakentaa Trackifin.

Haasteet, joihin törmäsimme

Miten hallitaan alihankkijoita?

Työntekijöiden lisäksi meillä oli alihankkijoita (yhden hengen yrityksiä). Heidän piti laskuttaa meitä joka kuukausi, ja jokainen teki sen omalla tavallaan, kaaos oli taattu. Kaikki toimittivat laskut eri muodossa ja eri aikoihin.

Miten hallita projektin allokointeja?

Tarvitsimme selkeän näkymän siihen, kuka tekee mitäkin, kuinka paljon kapasiteettia on jäljellä ja milloin sopimukset päättyvät. Ilman sitä menetimme turhaan tuloja.

Miten auttaa käyttäjiä ymmärtämään omat tavoitteensa?

Käyttäjien täytyi tietää tarkkaan, montako tuntia heidän piti tai sai kirjata kuukaudessa. Jos 10 henkeä missaa yhden laskutettavan tunnin kuukaudessa, se on 12 000 € menetettyä liikevaihtoa vuodessa.. Toisaalta emme halunneet kenenkään ylittävän asiakasbudjetteja.

Miten raportoida asiakkaille helposti?

Asiakkaat kysyvät aina: montako tuntia tässä kuussa? Paljonko budjettia käytetty? Ilman hyvää järjestelmää joku joutui kaivamaan tiedot ja kirjoittamaan sähköpostit -> aikaa hukkaan.

Ratkaisu, jota rakennamme

Työkalut joita testasimme eivät toimineet meille. Ne olivat yleensä täynnä turhia ominaisuuksilla, jotka näyttivät hyvältä demossa mutta hidastivat arjessa, eivät liittyneet mitenkään meidän bisnekseen tai puuttuvia ominaisuuksia.

Trackifi on ratkaisu, jota itse toivoille: työkalu, joka pysyy pois tieltä mutta on silti riittävän tehokas nykypäivän työn todellisuuteen. Se on suunniteltu yksinkertaiseksi, helpoksi ja käytännölliseksi – sellaiseksi, jonka oppii minuuteissa eikä kuukausissa.

Kyse ei ole trendien perässä juoksemisesta tai ominaisuuksien tekemisestä vain sen takia, että on paljon ominaisuuksia. Kyse on siitä, että työkalun on aidosti tehtävä arjesta helpompaa.

Uskomme, että sovellusten pitäisi vähentää kitkaa, ei lisätä sitä. Siksi Trackifi keskittyy selkeyteen. Julkaisemme nopeasti, opimme käyttäjiltä ja parannamme tuotettamme jatkuvasti. Tavoitteelle on että Trackifi tuntuu joka viikko entistä paremmalta.

Emme yritä olla kaikkea kaikille. Rakennamme työkalua, jota itse tarvitsimme ja tiedämme, että muutkin tarvitsevat sitä. Tuotetta, joka ratkaisee tietyn ongelman, ratkaisee sen kunnolla ja hioutuu koko ajan terävämmäksi.

Sitä rakennamme ja se on Trackifi

Mihin uskomme

Periaatteemme

Yksinkertaisuus

Pidämme asiat selkeinä ja keskittyneinä. Ei turhaa sotkua, ei ylimääräisiä vaiheita, ei arvailua. Ratkaisemme tietyn ongelman ja haluamme ratkaista sen todella hyvin.

Rakennettu oikeaan käyttöön

Emme rakenna tätä sijoittajia varten. Trackifi syntyi, koska tarvitsimme työkalun, joka toimii oikeasti arjen bisneksessä ja tiedämme, että tarve on muillakin. Jokaisen ominaisuuden on ansaittava paikkansa.

Jatkuva parantaminen

Julkaisemme nopeasti, kuuntelemme tarkasti ja kehitämme jatkuvasti. Käyttäjien palaute on se joka ohjaa tekemistämme ja jokaista päivitystä. Trackifin pitäisi tuntua selkeämmältä ja paremmalta joka viikko.

Haluatko tietää lisää? Tutustu blogiimme

Vinkkejä ja näkökulmia tuntikirjaukseen ja tiimien hallintaan

Blogiin

Ota yhteyttä

Kopioitu leikepöydälle